2016.12.14.

Dokumentu

Managementul contractelor– avantaj al registraturii electronice pentru contracte

Contractul este probabil cel mai important tip de documente al companiei. În ciuda acestui lucru, contractele adesea nu beneficiază de atenţia meritată. Pregătirea contractului adesea are loc pe hârtie; evaluarea contractului are loc, dacă nu pe hârtie, atunci în majoritatea cazurilor prin e-mail şi după semnarea contractului trebuie să avem grijă de depozitarea sa adecvată şi sigură. Prin administrarea procedurilor pe hârtie putem cauza adesea greşeli: se poate întâmpla ca mai mulţi colegi să facă evaluări în acelaşi timp, procedura nu poate fi urmărită şi ca urmare se poate întâmpla ca până la urmă contactul semnat să nu fie versiunea efectiv aprobată.

avantaj al registraturii electronice pentru contracte

Căutarea cu viteza luminii

Există câteva studii care încearcă să afle cât de mult timp din programul de lucru al unui lucrător mediu ia căutarea documentelor. In cazul managementului electronic al contractelor puteţi economisi până la două zile de lucru pe lună din orele de lucru ale colegilor care pot fi utilizate pentru alte activităţi utile. Vi s-a întâmplat, nu-i aşa, să nu puteţi găsi un contract foarte important niciunde sau pur şi simplu nu v-aţi adus aminte în ce folder s-ar putea ascunde. Puteţi organiza documentele dv. cu ajutorul unui program pentru managementul contractelor astfel încât să rămână recuperabile chiar după ani, doar prin apăsarea unui buton. Principalul element este depozitarea structurată şi documentele organizate sunt mai uşor de găsit. Mai mult, nu vedeţi imediat doar contactele, ci şi toate documentele care sunt asociate cu el (ofertă, documente de transport, certificat de realizare / performanţă , factură etc.).

Securitatea pe primul plan

Contractele pot conţine informaţii secrete; să ne gândim doar la datele personale şi la informaţiile legate de plată din contractele de angajare sau temenii cooperării într-un contract cu un partener. Informaţiile sunt valoroase iar securitatea este o parte indispensabilă a managementului contractelor în cardul unei companii. Datorită unei politici de autorizare multi-nivel, în cazul unei registraturi electronice pentru contracte, putem fi siguri că documentele noastre sunt sigure, adică numai personalul autorizat are acces la contracte. Când autorizarea accesului este definită, putem seta unde poate beneficia un utilizator de funcţiile acordate pe baza poziţiei sale în ierarhie şi pe baza cărei unităţi organizaţionale are permisiunea de a exercita aceste funcţii definite. Sistemul generează salvări de siguranţă ale documentelor arhivate în acest mod, adică refacerea este garantată mereu. Dacă sistemul este protejat cu parolă, persoanele neautorizate nu pot aduce atingere documentelor nici chiar în caz de acces de la distanţă datorită unei conexiuni sigure.

Mereu la zi cu actualizarea

Lipsa de comunicare este o problemă constantă în cadrul companiilor: puţine companii pot să susţină că au o comunicare internă perfectă; că nici o informaţie nu s-a blocat niciodată şi compania nu a suferit nici un dezavantaj din cauza acestui fapt. Am menţionat deja că contractele şi documentele asociate cu ele pot fi stocate în aceleaşi loc, astfel că documentele particulare pot fi accesate în orice moment cu câteva clicuri. Dacă documentele, comentariile, ataşamentele, aprobările sunt depozitate în acelaşi loc în siguranţă în mod ordonat, munca departamentului care lucrează cu contractele devine mai uşoară. Electronic, durata completă de viaţă a contractelor poate fi regăsită (evaluări, aprobări, versiuni ale contractului) astfel încât putem căuta un comentariu în legătură cu evaluarea unui contract, persoanele care au aprobat contractul: putem chiar urmări modul în care s-au modificat versiunile contractului pas cu pas. Poate ajuta de asemenea munca faptul că sistemul de registratură electronică contracte trimite notificări prin e-mail pe baza parametrilor setaţi în avans referitori la termene legaţi de contract, şi numeroase statistici sunt reportabile din sistem de asemenea.

Modele de contract

Este în interesul fundamental al companiei noastre ca colegii să lucreze mereu la ultimele modele de contract. Pe lângă contractele finalizate şi semnate putem depozita aceste modele în programul de management electronic al contractelor; prin urmare, colegii noştri pot mereu să lucreze cu versiunilor efective şi valabile ale contractelor. Gândiţi-vă doar cât de neplăcută ar fi situaţia dacă colegii dv. ar trimite modelele de contract incorect unor potenţiali clienţi. Cu toate acestea, puteţi evident să păstraţi vechile modele, ele pot fi arhivate şi pot fi recuperate şi după câţiva ani.

Putem obţine numeroase avantaje dacă alegem să ne înregistrăm electronic contractele , astfel, este util să luăm în considerare implementarea unui program de management electronic al contractelor.

De ce bixbit?

  • 4 soluţii într-un software
  • Operare intuitivă
  • Perete inteligent
  • Comunicare instantanee
  • Flexibilitate
  • Siguranţă

Incercaţi bixbit!